Procedures, waarom bestaan ze eigenlijk?

Posted: January 9, 2015 in Leiderschap, Overig
Tags: , , ,

procedureSven kon er ook niks aan doen, aan die procedures. En dat het in behandeling nemen en uitvoeren van mijn technische verzoekje daardoor bijna drie weken duurde, was ook zijn schuld niet. Sven was functioneel beheerder en zat in het kamertje naast mij. Sven ging over technische dingen zoals het aanpassen van rechten in een contentmanagementsysteem, dat ik gebruikte om mooie dingen te maken voor websites. En ik wilde wat aangepast hebben aan mijn rechten.

‘Hey Sven, het was weer helemaal niks met Feyenoord, gisteren hè?’, zo kwam ik zijn kamer binnengelopen. De ras-Rotterdammer verzocht mij daarop vriendelijk om ‘op te pleuren’. ‘Nee, dat kan ik niet, want ik heb jouw onmetelijke kennis, kunde en wijsheid nodig’, zo zette ik het ogenblikkelijk op een slijmballen, want ja, ik had hem wel echt nodig. ‘Eerst koffie’, zei Sven. Ik natuurlijk op een drafje koffie halen, want ik had zelf ook nog niet zoveel koffie op, en ik had Sven echt nodig. En snel ook. Sven liep gelukkig mee naar de automaat: ‘Wat mot je nou weer?’. ‘Kan jij ff wat rechten aanpassen zodat ik de HTML kan editten? ‘, zo vroeg ik. ‘Dan moet je ff een verzoek mailen naar het Centrale Beheer in Gouda’, zei Sven. Dat deed ik dus.

Werk lag stil
Twee weken later ondertekende mijn manager mijn verzoek dat hij had ontvangen via Sven, die het weer vanuit Gouda had gekregen. Want zo ging de procedure. De gebruiker stuurt het verzoek naar Gouda, Gouda stuurt het naar de decentrale functioneel beheerder, die het voor akkoord naar de manager stuurt, die stuurt het akkoord naar Gouda, en de decentrale beheerder krijgt het verzoek dan echt om uit te voeren. Kortom, mijn werk lag ongeveer drie weken stil. Terwijl ik van te voren al had overlegd met de manager, en dus met Sven, en met de technisch manager of het mogelijk was wat ik wilde. Meer procesvertragend kan een procedure niet werken. Leuk ook voor de klanten die op maatwerk zitten te wachten en die ik kon informeren dat ik door de procedures de deadline niet had gehaald, maar dat het morgen klaar zou zijn, want het was echt maar een uurtje werk.

Ik hou niet zo van procedures. Want meestal werken ze procesvertragend, staan ze niet in dienst van de klant. En dragen ze al helemaal niet bij aan het oplossingsgericht en creatief denken van mensen die een probleem echt kunnen oplossen voor de klant. Meestal zijn procedures totaal onduidelijke wangedrochten die geen enkele functie hebben, behalve mensen bezig houden. Tenzij het veiligheidsprocedures zijn voor wapens, zoals bij de Krijgsmacht. Dan hebben ze een doel, namelijk het voorkomen dat er doden vallen door het verkeerd gebruiken van het wapen. Dat snap ik nog wel.

Ik snap het niet
Ik heb ooit ook meegemaakt dat ik een bij een gebouw kwam van de organisatie waarvoor ik werkte. Ik werkte eigenlijk in een ander gebouw, maar ja, een organisatie is een organisatie, zo zou je denken. Maar ik mocht er niet in. De procedure was gewijzigd. Als je in een ander gebouw van dezelfde organisatie werkte, moest je als bezoeker worden aangemeld om dat andere gebouw binnen te komen. Dat betekende dat een collega je moest komen ophalen. Ik vond het bizar. Want je kon die procedure ook omzeilen, door jezelf als bezoeker aan te melden, en dan jezelf als ophaler van die bezoeker die je zelf bent te registreren. Dan kon je gewoon doorlopen. Ik snap het geloof ik nog steeds niet.

Procedures. Waarom hebben we die eigenlijk? En wat is het doel? Vaak wordt het volgen van de procedure het doel op zich. En dat gaat het faliekant mis met je organisatie.

Advertisements
Comments
  1. casliefspookje says:

    Goed stuk. Als er iets gebeurd buiten het proces, snapt alleen de techneut het nog. (in ons instituut.) Ik zie een proces liever ondersteunend dan leidend binnen een organisatie.

    Like

  2. Paul Esveldt says:

    Eduard, je hebt zo ongelofelijk gelijk. Ben het helemaal met je eens. Wat is nu echt de reden van procedures. Het richt de creativiteit volledig ten gronde. Ik denk echt dat mensen die hangen aan procedures de volledige creativiteit missen (sorry niet hebben) om dmv overleg (soepel samen werken) een resultaat te bereiken. Ik kan me wel enig sinds voorstellen dat je een soort basis hebt waarop men kan terugvallen. Maar dan nog, ook dat is bij een goed team dat dezelfde doelen heeft niet noodzakelijk….. Die basis is eigenlijk voor collega’s die niet het inlevingsgevoel hebben om met z’n allen een succes te bereiken tbv de klant. Of de manager die zijn gelijk wil hebben! en niet de groep kan aansturen/laten zien hoe het ook kan.

    Waar ligt dit aan? Heb wel eens het gevoel dat net 1 stapje hoger dan de werkvloer het al langzaam zijn intrede doet. Kom je nog hoger dan wordt het des te erger. Komt het omdat men studeert? Nadoen van kunstje ipv simpel kijken, zien, doen…. en check en vertrouwen.

    Ik relateer nog al veel richting de sport (bijv. basketbal) ook daar zie je dat creativiteit wordt beloond. Heb ook zijdelings met bijv. de brandweer te maken. Zelfs daar zie je dat procedure langzaamaan over boord worden gegooid! En dat zelfs vanuit gevaarlijke situaties. Maar ook daar is het gezond boeren verstand en kennis… geen procedures (kunstjes) de garantie op succes.

    Keep up the good work!!!

    Like

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s